Ein moderner Jedermann-Verein der ersten Stunde
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"Vorstandsarbeit leicht gemacht" ist der Gedanke hinter dem DFBnet-Software-Paket des Deutschen Fußball-Bundes. Die Programme für die zeitgemäße Vereinsführung nutzen mehr als 3.400 Klubs bundesweit: DFBnet Verein ist die Online-Lösung zur Vereinsverwaltung, DFBnet Finanz das Zusatzmodul für die Finanzbuchhaltung. Ein Verein der ersten Stunde: der TV Aldingen im württembergischen Remseck mit 1.540 Mitgliedern in neun Abteilungen. Auch wenn Europameisterin Leonie Maier (FC Bayern München) beim TV Aldingen Fußball spielen lernte, so sieht der Verein sich selbst mehr als Breitensportverein.
Gert Heidemann (Stellvertretender Vorsitzender) und sein Vorstandskollege Herbert Fritsch (Finanzen) erinnern sich noch an Zeiten, als die Mitglieder auf Karteikärtchen geführt wurden und man fürs Kassieren von Haus zu Haus ging. Fritsch lachend: "Damals kannte ich jedes Mitglied persönlich." Die ersten Heim-Computer brachten elektronische Mitglieder-Tabellen. Dann boten Sparkassen spezielle Software an. Nur: "Die war auf dem Rechner eines Vorstandsmitglieds installiert, und Updates musste man kaufen und einspielen", sagt Heidemann über die Nachteile. Im Beruf Teilhaber einer Software-Beratungsfirma, suchte er nach einer besseren Lösung für die Vorstandsarbeit und wandte sich an diverse Stellen. "Irgendwann habe ich dann dem DFB ein paar gescheite Fragen gestellt", berichtet er in typisch schwäbischem Tonfall, "und merkte, dass ich an der richtigen Stelle war." Kurz zuvor hatte der DFB seine Software DFBnet Verein herausgebracht.
Heidemann ist DFB-Medien ein wichtiger Ansprechpartner. Auf engagierte Ehrenamtler mit Vorstandserfahrung und IT-Fachverstand setzte man damals wie heute. "Die Rückmeldung aus den Klubs ist für uns unverzichtbar", sagt Projektleiter Matthias Ratzel von DFB-Medien. "Damit können wir unsere Software aus der Erfahrung der Praxis für die Praxis weiterentwickeln."
"Alles gut beschrieben, vieles läuft automatisch"
Mit der Online-Software des Deutschen Fußball-Bundes hat der Vorstand des TV Aldingen Mitgliederbestand und Vereinsfinanzen immer im Blick: DFBnet Verein nutzt er seit der Einführung 2007 und seit 2009 das Zusatzmodul DFBnet Finanz. "Übers Internet können wir jederzeit und von überall auf unsere Daten zugreifen", nennt Gert Heidemann einen Vorteil der Online-Lösung. Aber nur befugte Vorstandsmitglieder haben Zugriff auf die Daten, die geschützt im abgesicherten Rechenzentrum des Deutschen Fußballs verwaltet und gespeichert werden. Für Finanz-Chef Fritsch besonders wichtig: "Aktualisierungen, etwa bei steuerlichen Veränderungen, sind sofort und automatisch im Programm." Für die Buchführung arbeitet er mit dem Zusatzmodul DFBnet Finanz: Einnahmen, Ausgaben und Spenden verbuchen, Belege und Kontoauszüge erfassen bis hin zur automatischen Umsatzsteuer-Voranmeldung und -Erklärung, dem Jahresabschluss und schließlich zur Steuererklärung. Fritsch: "Die Steuergesetze sind heute so kompliziert, da kommt doch keiner mehr mit. Das DFB-Programm hilft mir dabei, denn alles ist gut beschrieben, vieles läuft automatisch." Die SEPA-Umstellung geschah mit der DFBnet-Software "über Nacht", so Fritsch.
Unterstützung vom Support-Team
Gert Heidemann fungiert beim TV Aldingen in Sachen DFBnet-Software als eine Art interner Berater für seine Vorstandskollegen. Weiß er selbst nicht weiter, hilft das Support-Team bei DFB-Medien: Es steht allen Nutzer-Vereinen zur Seite - von der Einrichtung und erstem Beitragseinzug über Serienbriefe und speziellen Auswertungen bis zur Steuererklärung und dem irgendwann sicher anstehenden Funktionärswechsel.
Letzteren hat der TV Aldingen bereits vollzogen: 2012 übernahm "völlig problemlos" Erich Wohlfarth die Mitgliederverwaltung. "Das System ist logisch aufgebaut und weist mit vielen Plausibilitätsprüfungen auf Bedienfehler hin." Einzel-, Familien- und anderweitig gestaffelte Beiträge an den Hauptverein und individuelle Abteilungsbeiträge - mit DFBnet Verein werden sie immer richtig eingezogen. "Wenn bei der Ersterfassung des Mitglieds alles richtig gemacht wird, geht der Rest automatisch." Mail-Verteiler für Serienbriefe, Bestandsmeldungen an den Landessportbund - mit DFBnet Verein erledigt Wohlfarth all das mit ein paar Mausklicks.
Jubiläen und Geburtstage immer im Blick
Auch runde Geburtstage und Jubiläen gehen nicht mehr unbemerkt vorüber: Die Startseite weist jederzeit auf aktuelle und demnächst anstehende Jubiläen hin. "Darauf wird von unseren Mitgliedern viel Wert gelegt." Denn der TV Aldingen ist ein normaler Breitensport-Verein, der Fußball und Tischtennis, Handball und Leichtathletik, die "Jedermänner" (Gymnastik und Ballspiele für Männer über 30 Jahre) sowie Gymnastik, Turnen, Seniorensport und Tanzen anbietet. Und dem Vorstand ist vor allem wichtig, "dass die Leute Sport treiben und sich bewegen".
Dass ihre Vorstandsarbeit mit der DFBnet-Software effizienter ist, darin sind sich die drei Männer einig. Aber: "Durch immer wieder neue staatliche Anforderungen wird der Aufwand ja eher noch größer", sagt Fritsch. Sein Vorstandskollege Gert Heidemann hat da schon eine neue Idee, welche Funktion die Programme noch praktischer machen könnte . . .